Skip to content 
Obvezni pravilniki: Katere pravilnike mora sprejeti delodajalec?
Velikokrat se pojavi ogromno dilem pri ustanavljanju podjetja oziroma družbe in tudi v sami fazi poslovanja, katere pravilnike mora podjetje OBVEZNO SPREJETI in kateri pravilniki so priporočljivi. Podjetniki oziroma družbe se težko znajdejo, katere interne akte oziroma pravilnike morajo obvezno sprejeti, kateri pa so priporočljivi za njihovo poslovanje, saj ni zakona, ki bi taksativno našteval pravilnike, ki jih je potrebno obvezno sprejeti.
V tem prispevku smo se osredotočili na pravilnike s področja delovnega prava, ki jih mora podjetje oziroma družba obvezno sprejeti.
Na področju delovnega prava mora delodajalec obvezno sprejeti:
- Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest (če ima delodajalec več kot deset zaposlenih),
- Pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu,
- Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti na delovnem mestu,
- Izjava o varstvu pri delu z oceno tveganja,
- Načrt promocije zdravja,
- Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov,
- Pravilnik o vzpostavitvi notranje prijavne poti (če ima delodajalec s področja zdravstva ali varstva okolja deset ali več zaposlenih. Ostali delodajalci s 50 in več zaposlenimi).
Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest
Delodajalec je skladno z drugim odstavkom 22. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) dolžan sprejeti splošni akt, pravilnik o sistemizaciji delovnih mest, v katerem določi pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela, pri čemer je zakonodajalec določil, da pravilnika o sistemizaciji delovnih mest ni potrebno sprejeti manjšim delodajalcem.
ZDR-1 v tretjem odstavku 5. člena določa, da je manjši delodajalec, delodajalec, ki zaposluje deset ali manj delavcev.
Kot je navedeno zgoraj, morajo pravilnik o sistemizaciji delovnih mest sprejeti delodajalci, ki imajo zaposlenih enajst delavcev ali več.
ZDR-1 sicer določa, da mora pravilnik o sistemizaciji delovnih mest določati pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za posamezno vrsto dela, ne glede na navedeno pa pri sprejemanju pravilnika o sistemizaciji delovnih mest predlagamo, da v njem določi tudi:
- organizacijska struktura družbe (vodstvo družbe, morebitni oddelki družbe, morebitne službe družbe …),
- plačna lestvica za posamezna delovna mesta,
- število zasedenih delovnih mest,
- opis delovnih mest,
- naloge na posameznem delovnem mestu,
- pogoji za napredovanje, če ga sistem omogoča.
Pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu
ZDR-1 v 47. členu določa, da mora delodajalec sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito delavcev pred spolnim in drugim nadlegovanjem ali pred trpinčenjem na delovnem mestu.
Delodajalec je dolžan zagotavljati takšno delovno okolje, v katerem noben delavec ne bo izpostavljen spolnemu in drugemu nadlegovanju ali trpinčenju s strani delodajalca, predpostavljenih ali sodelavcev.
Spolno nadlegovanje je kakršna koli oblika neželenega verbalnega, neverbalnega ali fizičnega ravnanja ali vedenja spolne narave z učinkom ali namenom prizadeti dostojanstvo osebe, zlasti kadar gre za ustvarjanje zastraševalnega, sovražnega, ponižujočega, sramotilnega ali žaljivega okolja.
Spolno nadlegovanje je lahko:
- verbalno (neželeno osvajanje, namigovanje na spolni odnos, šale s spolno vsebino …),
- neverbalno (kazanje neprimernih vsebin, pošiljanje e-sporočil, spolne sugestije …),
- fizično (dreganje ob delo, nepotrebno dotikanje, ščipanje …).
Nadlegovanje je vsako neželeno vedenje, povezano s katero koli osebno okoliščino, z učinkom ali namenom prizadeti dostojanstvo osebe ali ustvariti zastraševalno, sovražno, ponižujoče, sramotilno ali žaljivo okolje. Osebne okoliščine so narodnost, rasa ali etnično poreklo, nacionalno in socialno poreklo, spol, barva kože, zdravstveno stanje, invalidnost, vera ali prepričanje, starost, spolna usmerjenost, družinsko stanje, članstvo v sindikatu, premoženjsko stanje ali druge.
Nadlegovanje je vsakršno dejanje, ki temelji na moči v odnosu do nadlegovane osebe, v delovno pravnem razmerju se to navadno pokaže v razmerju med nadrejenim do podrejenega. Predstavlja pa lahko:
- posmehovanje,
- fizični napad,
- žaljenje,
- obrekovanje,
- poniževanje,
- zastraševanje.
Spolno in drugo nadlegovanje se šteje za diskriminacijo po ZDR-1.
Trpinčenje na delovnem mestu je vsako ponavljajoče se ali sistematično, graje vredno ali očitno negativno in žaljivo ravnanje ali vedenje, usmerjeno proti posameznim delavcem na delovnem mestu ali v zvezi z delom. Pri trpinčenju je namen povzročiti socialno izključitev, ki ima za posledico ogrožanje fizičnega, psihičnega zdravja trpinčene osebe.
Trpinčenje na delovnem mestu je zlasti zatiranje, poniževanje, ogrožanje žaljenje ter drugi posegi v dostojanstvo delavca.
Delodajalec mora sprejeti ukrepe, ki jih sprejme v pravilniku o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu, v katerem sprejme pravila, ki bodo zaščitila delavce in takšna ravnanja iz kulture posamezne družbe izkoreninila oziroma preprečila njihov nastanek. Delodajalec je dolžan takšna pravila sprejeti, saj je v nasprotnem primeru lahko odškodninsko odgovoren delavcu, ki trpinčenje na delovnem mestu doživi.
Pravilnik naj ureja predvsem:
- osnovne pojme (jih konkretneje definira),
- preventivne ukrepe, da do trpinčenja ne pride,
- postopek ugotavljanja spolnega in drugega nadlegovanja ter trpinčenja na delovnem mestu (postopek prijema prijav, postopek obravnave prijave …),
- pooblaščenca za obravnavo prijav,
- vrsta ukrepov.
Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti na delovnem mestu
Delodajalcem ni v interesu, da bi njihovi delavci delali pod vplivom alkohola ali drugih prepovedanih snovi, zaradi varstva pri delu, produktivnosti in potencialnega uničenja delodajalčeve lastnine, tako da je sprejem pravilnika, s katerim se ugotavlja prisotnost alkohola na delovnem mestu, v interesu delodajalca in delavca. Ne glede na navedeno pa je to tudi zakonska obveznost delodajalca, ki ga določa zakon s področja varstva in zdravja pri delu.
Zakon o varnosti in zdravju pri delu (v nadaljevanju ZVZD-1) v 51. členu določa, da delavec ne sme delati ali biti na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih snovi, delavec ne sme delati ali biti pod vplivom zdravil, ki lahko vplivajo na psihofizične sposobnosti, na tistih delovnih mestih, na katerih je zaradi večje nevarnosti za nezgode pri delu tako določeno z izjavo o varnosti z oceno tveganja.
Tretji odstavek 51. člena ZVZD-1 določa, da delodajalec takšna stanja ugotavlja na način in po postopku, ki ga določi v internem aktu.
Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti na delovnem mestu naj določa:
- prepoved dela pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih snovi ter prepoved prisotnosti delavca na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih snovi,
- način izvajanja kontrole alkoholiziranosti, prisotnosti drog ali drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu,
- pravice in dolžnosti delavcev v zvezi z izvajanjem kontrole alkoholiziranosti, prisotnosti drog ali drugih prepovedanih snovi na delovnem mestu in
- ukrepe in sankcije zoper delavca v primeru pozitivnega testa.
Izjava o varstvu pri delu z oceno tveganja in Načrt promocije zdravja na delovnem mestu
ZVZD-1 določa, da mora delodajalec izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja v pisni obliki, ki vsebuje zlasti:
- načrt za izvedbo predpisanih zahtev in ukrepov,
- načrt in postopke za izvedbo ukrepov v primerih neposredne nevarnosti,
- opredelitev obveznosti in odgovornosti odgovornih oseb delodajalca in delavcev za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu,
- določbe o posebnih zdravstvenih zahtevah, ki jih morajo izpolnjevati delavci za določeno delo ali za uporabo posameznih sredstev za delo, na podlagi strokovne ocene izvajalca medicine dela
ZVZD-1 v 32. členu določa, da delodajalec načrtuje promocijo zdravja na delovnem mestu in da zanjo zagotoviti potrebna sredstva in način spremljanja njenega izvajanja.
Minister, pristojen za zdravje, izda smernice za določitev in pripravo promocije zdravja na delovnem mestu.
Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov
Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju GDPR) določa, da upravljavec izvede ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da zagotovi in je zmožen dokazati, da obdelava osebnih podatkov poteka v skladu z GPDR.
Skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju ZEPDSV) je delodajalec dolžan voditi naslednje evidence:
- evidenco o zaposlenih delavcih,
- evidenco o stroških dela,
- evidenco o izrabi delovnega časa,
- evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
Delodajalec je dolžan skladno z GPDR in ZVOP-2 vzpostaviti evidenco dejavnosti obdelava osebnih podatkov za vse evidence obdelav, ki jih vodi, najmanj pa za zgoraj navedene.
Ker je delodajalec dolžan voditi navedene evidence, je posledično upravljavec osebnih podatkov in je odgovoren za zavarovanje osebnih podatkov skladno z GDPR in ZVPO-2 in je v ta namen dolžan sprejeti pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov.
Pravilnik naj ureja vsaj naslednje:
- postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov,
- tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev skladnosti obdelave osebnih podatkov z GDPR in ZVOP-2,
- osebe, ki so odgovorne za posamezne zbirke osebnih podatkov in osebe, ki lahko obdelujejo osebne podatke,
- ukrepe za zavarovanje pri zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, posredovanju in uporabi osebnih podatkov.
Pravilnik o vzpostavitvi notranje prijavne poti
Kot smo že pisali, je bil februarja 2023 v Uradnem listu Republike Slovenije objavljen Zakon o zaščiti prijaviteljev (žvižgačev) (v nadaljevanju ZZPri).
Skladno z 9. členom ZZPri zavezanec za vzpostavitev notranje poti za prijavo sprejme pravilnik v katerem opiše notranjo prijavno pot.
Kaj vse še nalaga ZZPri zavezancem si lahko, preberete v našem prispevku z naslovom Zakonom o zaščiti prijaviteljev: Skladnost poslovanja po ZZPri.
Zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo so subjekti v javnem in zasebnem sektorju s 50 ali več zaposlenimi. Oziroma subjekti v javnem in zasebnem sektorju z vsaj 10 zaposlenimi s področja zdravstva in varstva okolja.
Ne glede na število zaposlenih notranje poti za prijavo vzpostavijo tudi:
- ministrstva,
- upravne enote,
- vladne službe,
- javne agencije,
- Urad predsednika Republike Slovenije,
- Državno odvetništvo Republike Slovenije,
- Ustavno sodišče Republike Slovenije,
- Računsko sodišče Republike Slovenije,
- Varuh človekovih pravic,
- Informacijski pooblaščenec,
- Komisija za preprečevanje korupcije,
- Državna revizijska komisija,
- Zagovornik načela enakosti in
- samoupravne lokalne skupnosti.
Pravilnik o vzpostavitvi notranje prijavne poti mora urejati vsaj:
- zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav in morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav,
- elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav,
- postopek prejema notranje prijave in njene obravnave,
- ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav,
- obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave,
- način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca.
Poleg navedenih tako imenovanih OBVEZNIH pravilnikov pa je seveda smiselno tudi sprejeti druge pravilnike, ki urejajo pravice in obveznosti delavca in delodajalca.
