Skip to content 
Potni nalog
Potni nalog je temeljna računovodska listina za obračun in izplačilo potnih stroškov, dnevnic in ostalih stroškov, ki so delavcu nastali na službenem potovanju.
V tem prispevku vam bomo na kratko pojasnili vlogo potnega naloga, njegovo vsebino in način obračunavanja stroškov nastalih na službenem potovanju delavcu.
Več ostalih prispevkov na temo delovnega prava, prava javnega naročanja in varstva osebnih podatkov, si lahko preberete tukaj.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
Sestavine potnega naloga
Obvezne sestavine potnega naloga niso predpisane z zakonom, je pa treba skladno z veljavno zakonodajo in podzakonskimi akti ter skladno s Slovenskimi računovodskimi standardi, povračilo stroškov, ki nastanejo na službeni poti in ki jih delodajalec delavcu izplača, beležiti in upravičiti.
Delodajalec je pri izplačevanju plač delavcem in povračila stroškov v zvezi z delom omejen z Zakonom o dohodnini (v nadaljevanju ZDoh-2) in Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (v nadaljevanju Uredba). Uredba določa višine povračil stroškov v zvezi z delom, povračil stroškov v zvezi s službenim potovanjem in drugih dohodkov, do katerih se ti v skladu z ZDoh-2, ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja in so oproščeni plačila davka.
ZDoh-2 določa, da se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja se ne vštevajo:
- povračila stroškov v zvezi z delom, kot so prehrana med delom, stroški prevoza na delo in z dela, in terenski dodatek, nadomestilo za ločeno življenje;
- povračila stroškov v zvezi s službenim potovanjem, kot so (dnevnica, povračilo stroškov prevoza vključno s povračilom stroškov za uporabo delojemalčevega osebnega vozila za službene namene, kilometrina, povračilo stroškov za prenočišče.
Pravno svetovanje
ZDoh-2 določa, da se navedeno ni všteto v davčno osnovo pod pogoji in do višine, ki jih določi vlada z uredbo.
V zvezi s potnim nalogom je uredba določila višino in pogoje za izplačilo:
- dnevnice;
- prevoza na službenem potovanju in
- prenočevanja na službenem potovanju.
Delodajalec mora izkazati izplačilo povračila stroškov delavcu, saj delavec od tega ne plačuje davka in prispevkov v državno blagajno, zato potrebuje za izplačilo povračila stroškov verodostojno računovodsko listino.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
Iz navedenega izhaja, da je potrebno potni nalog sestavi na način, da vsebuje vsaj naslednje sestavine:
- firma in sedež družbe oziroma podjetnika;
- matična in davčna številka družbe oziroma podjetnika;
- številka in datum potnega naloga;
- ime in priimek zaposlenega, ki je poslan na službeno potovanje;
- delovno mesto, na katerem delavec dela;
- datum in ura odhoda;
- točna relacija poti;
- naloga oziroma namen službenega potovanja;
- trajanje službenega potovanja;
- odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza (službeno vozilo, zasebno vozilo delavca, kolo, javni potniški prevoz);
- registrska označba vozila;
- stanje kilometrov ob začetku vožnje v primeru službenega vozila (vpiše delavec pred začetkom vožnje);
- stanje kilometrov ob koncu vožnje v primeru službenega vozila (vpiše delavec ob prihodu s službenega potovanja);
- ime in priimek ter podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog ter
- žig (v primeru, da ga družba oziroma podjetnik uporablja).
Če potrebujete vzorec potnega naloga nas kontaktirajte in sestavili vam ga bomo
Obračun potnega naloga v zasebnem sektorju
Nekaj malega o povračilu stroškov službenega potovanja smo govorili že v prispevku »Povračilo stroškov v zvezi z delom: Kateri, koliko, do kdaj?«.
Na potnem nalogu se obračunajo stroški, ki nastanejo delavcu na službenem potovanju in ki mu jih je delodajalec dolžan povrniti.
Obračun stroškov prevoza na službenem potovanju
Uredba določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.
Že iz same uredbe izhaja, da je potni nalog dokazna listina na podlagi katere se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju, ne všteva v davčno osnovo. Iz česar izhaja, da v primeru inšpekcijskega ali revizijskega postopka, mora biti delodajalec zmožen dokazati povračilo potnih stroškov na službenem potovanju, ki jih je izvedel delavcu.
Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja:
- do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi,
- za prevoz, ki se izvaja z osebnim avtomobilom ali kombiniranim vozilom v komercialne namene, ali za najem osebnega avtomobila.
- stroški za takse (letališke takse, peronske karte in podobno),
- povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo,
- cestnine in parkirnine ter
- povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage.
V primeru, da delojemalec uporablja lastno prevozno sredstvo, se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo do višine 0,43 € za vsak prevožen kilometer.
Iz uredbe nadalje izhaja, da se v povračilo potnih stroškov na službenem potovanju všteva tudi:
- javni prevoz,
- stroški za najem osebnega avtomobila,
- stroški za prevoz s taksijem,
- stroški za letališke pristojbine, turistične takse,
- stroški letalske vozovnice,
- stroški goriva za službeno vozila,
- cestnine in parkirnine.
Delodajalec mora k potnemu nalogu pri obračunu povračila potnih stroškov delavcu priložiti original račun, ki ga mora delavec delodajalcu ob zaključku službenega potovanja tudi predložiti.
Delodajalec ne more obračunati potnih stroškov, za katere nima računa, da so nastali.
Lahko pa delodajalec delavcu obračuna in povrne stroške prevoza na službenem potovanju, če delavec uporablja lastno prevozno sredstvo v službene namene, in sicer po 0,43 € za kilometer, za prevožene kilometre na službenem potovanju.
Obračun dnevnic
Pri obračunavanju in izplačevanju dnevnic na službenem potovanju je potrebno upoštevati 4. in 6. člen Uredbe, ki določata višino dnevnic, ki se ne všteva v davčno osnovo in povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju.
Dokazilo za izplačilo dnevnice je izpolnjen potni nalog in priložen račun za prenočevanje na službenem potovanju.
Višina dnevnice na službenem potovanju v tujini se obračuna v višini, ki je določena v Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (v nadaljevanju Uredba za tujino).
Službeno potovanje v SLO | nad 12 do 24 ur | nad 8 do 12 ur | nad 6 do 8 ur |
Brez zagotovljenega obroka | 27,81 € | 13,88 € | 9,69 € |
Zagotovljen zajtrk | – 10 % (25,03 €) | – 15 % (11,80 €) | / – interni akt |
Službeno potovanje v tujino | nad 14 do 24 ur | nad 8 do 14 ur | nad 6 do 8 ur |
Brez zagotovljenega obroka | znesek po Uredbi za tujino | 75 % zneska po Uredbi za tujino | 25 % zneska po Uredbi za tujino |
Zagotovljen zajtrk | – 10 % zneska po Uredbi za tujino | – 15 % od 75 % zneska po Uredbi za tujino | / |
Zagotovljeno kosilo | – 35 % zneska po Uredbi za tujino | – 40 % od 75 % zneska po Uredbi za tujino | / |
Zagotovljena večerja | – 35 % zneska po Uredbi za tujino | – 40 % od 75 % zneska po Uredbi za tujino | / |
Uredba za tujino nadalje v 7. členu določa, da če je na službenem potovanju v tujino zagotovljena brezplačna prehrana, ki jo zagotovi organizator ali gostitelj, se zaposlenemu za pokritje morebitnih drugih stroškov obračuna 20 % pripadajoče dnevnice iz uredbe za tujino za službeno pot:
- nad 14 do 24 ur 20 % od 100 % dnevnice iz Uredbe za tujino,
- nad 8 do 14 ur 20 % od 75 % dnevnice iz Uredbe za tujino,
- nad 6 do 8 ur 20 % od 25 % dnevnice iz Uredbe za tujino.
Šteje se, da za odsotnost nad 14 do 24 ur pripadajo trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 do 14 ur dva obroka in za odsotnost nad 6 do 8 ur en obrok.
Delodajalec je dnevnice dolžan izplačati delavcu, ki je na službenem potovanju v Slovenji ali v tujini in ko službeno potovanje traja nad 6 ur.
Priznavanje ur, opravljenih na službeni poti, je lepo pojasnjeno v 23. členu Uredbe o delovnem času v organih državne uprave, ki sicer ne zavezuje zasebnega sektorja, je pa definira na način, kot delovni čas na službenem potovanju pojasnjeno v sodni praksi.
Uredba določa, da se v primeru službene poti javnemu uslužbencu prizna toliko ur prisotnosti na delu, kolikor sta trajala:
- pot in
- dejansko opravljanje dela.
Ne glede na zgoraj navedeno, se javnemu uslužbencu ure prisotnosti na delu ne priznajo, če je javni uslužbenec v soboto, nedeljo, na praznik v Republiki Sloveniji, ki je dela prost dan, ali na drug z zakonom določen dela prost dan na službeni poti in dela dejansko na ta dan, ne opravlja, razen če javni uslužbenec na službeno pot na drugi dan ne more iti oziroma se ne more vrniti ali je na ta dan na službeno pot poslan zaradi zagotovitve načela ekonomičnosti.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
Kako izračunati dnevnico v zasebnem sektorju
Izračun dnevnice v zasebnem in javnem sektorju sta različna, zato je ključnega pomena, da znate pravilno obračunati dnevnico, glede na trajanje službenega potovanja.
Primer 1:
Delavec je bil na službenem potovanju izven svojega kraja bivanja. Službena pot se je začela ob 6.00 v ponedeljek in se je zaključila ob 17.00 v torek. Koliko dnevnic pripada delavcu?
Od 6.00 v ponedeljek do 6.00 torek je 24 ur – delavcu pripada ena polna dnevnica
Od 6.00 do 17 v torek je 12 ur – delavcu pripada sredna dnevnica
Delavcu je potrebno izplačati eno polno dnevnico v znesku 27,81 € in eno sredno dnevnico v znesku 13,88 €.
V primeru, da je imel delavec zagotovljen zajtrk ob nočitvi, pa se le ta odbije, od polne dnevnice 10 % od srednje dnevnice pa 15 %.
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prenočevanje.
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi.
Povračilo stroškov prenočitve na službenem potovanju se delavcu povrne v celoti. Dokazovati pa ga je vedno potrebno z računom, ki mora biti izdan na ime delodajalca ali na ime delavca, in izpolnjenim potnim nalogom.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
Obračun potnega naloga v javnem sektorju
Obračun stroškov prevoza na službenem potovanju
Za obračun stroškov v javnem sektorju se uporablja Aneks h Kolektivni pogodbi za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 88/21 – v nadaljevanju Kolektivna pogodba), ki določa, da je uporaba lastnega avtomobila v službene namene le izjemoma mogoča samo na podlagi dogovora med delodajalcem in javnim uslužbencem ali na podlagi potnega naloga, če drugače ni možno opraviti službenega potovanja oziroma rednega dela.
V primeru, da je javnemu uslužbencu v službene namene odobrena uporaba lastnega avtomobila, se mu povrnejo stroški za uporabo lastnega avtomobila v obliki kilometrine na podlagi dogovora ali potnega naloga.
Kilometrina za uporabo lastnega avtomobila v službene namene znaša 30 odstotkov cene neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov za prevoženi kilometer.
Za obračun kilometrine iz prejšnjega odstavka tega člena se za podatek o ceni neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov uporabi najvišja cena bencina, ki je bila poročana Evropski komisiji za pretekli mesec in se objavi na spletni strani GOV.SI.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
V javnem sektorju povračilo stroškov na službenem potovanju urejajo področne kolektivne pogodbe, ki so identične Kolektivni pogodbi za negospodarsko dejavnost v Republiki Sloveniji in določa, da se javnemu uslužbencu le redko omogoči uporaba lastnega vozila na službenem potovanju in je, če je to le mogoče, dolžan uporabiti javni prevoz ali pa službeno vozilu, ki je v lasti delodajalca. V primeru, da službenega vozila ni, se obračuna kilometrina v višini 30 odstotkov od cene vrednosti 95-oktanskega bencina v RS.
Na spletni strani GOV.SI je bila objavljena maloprodajna cena litra neosvinčenega motornega bencina (nmb-95) za obračun kilometrine in stroškov prevoza na delo in z dela za oktober 2024 znaša 1,52654 evra.
Iz česar izhaja, da se javnemu uslužbencu v mesecu oktobru povrnejo potni stroški na službenem potovanju, če uporabi lastno prevozno sredstvo, v višini 0,46 € za prevoženi kilometer, kar pomeni ,da se bo strošek v višini 0,03 € na kilometer, všteval v davčno osnovo javnega uslužbenca in bo moral le-ta od njega plačati dohodnino.
Obračun dnevnic
Obračun dnevnic v javnem sektorju se prav tako ureja v Kolektivni pogodbi, ki določa, da je dnevnica za službeno potovanje v Republiki Sloveniji, povračilo stroškov prehrane javnemu uslužbencu za tri obroke dnevno na službenem potovanju.
Službeno potovanje v SLO od 1. januarja 2024 | nad 12 ur | nad 8 do 12 ur | nad 5 do 8 ur |
Brez zagotovljenega obroka | 25,79 € | 12,87 € | 7,06 € |
Zagotovljen zajtrk | – 20 % (20,63 €) | – 20 % (10,30 €) | – 20 % (5,65 €) |
Zagotovljeno kosilo | – 40 % (15,47 €) | – 40 % (7,72 €) | – 40 % (4,24 €) |
Zagotovljena večerja | – 40 % (15,47 €) | – 40 % (7,72 €) | – 40 % (4,24 €) |
Javni uslužbenec, ki ima na službenem potovanju poravnano celotno prehrano v ceni druge storitve ali pa mu prehrano poravna organizator, nima pravice do dnevnice. Dnevnica in regres za prehrano se izključujeta.
Dnevnica za službeno potovanje v državi nad 12 ur se določi za vsak dan službene odsotnosti, v katerem je javni uslužbenec odsoten več kot 12 ur, pri čemer se dan razume kot čas med 00.00 in 24.00. Ne glede na prejšnji stavek javnemu uslužbencu pripada dnevnica tudi, kadar se službeno potovanje začne v prvem dnevu in se brez prekinitve konča v naslednjem dnevu ter traja skupaj več kot 12 ur, vendar v nobenem od obeh dni ne traja več kot 12 ur.
Višine dnevnic v kolektivni pogodbi za javni sektor so določene malo nižje kot dnevnice po Uredbi. Se pa dnevnice za javni sektor usklajujejo enkrat letno z rastjo cen življenjskih potrebščin.
Obračun dnevnice za javni sektor je malce drugačen kot za zasebni sektor, saj kolektivna pogodba določa, da se dnevnica za službeno potovanje v državi nad 12 ur določi za vsak dan službene odsotnosti, v katerem je javni uslužbenec odsoten več kot 12 ur, pri čemer se dan razume kot čas med 00.00 in 24.00.
Na portalu ponujamo pravno svetovanje s področja delovnega prava, pomagamo vam v postopkih zaposlovanja, odpovedih pogodbe o zaposlitvi, za vas pripravimo pravilnike in druge interne akte
Primer 1:
Javni uslužbenec je bil na službenem potovanju izven svojega kraja bivanja. Službena pot se je začela ob 6.00 v ponedeljek in se je zaključila ob 17.00 v torek. Koliko dnevnic pripada javnemu uslužbencu?
Od 6.00 do 24.00 ure v ponedeljek je 18 ur – javnemu uslužbencu pripada polna dnevnica
Od 00.00 do 17.00 ure v torek je 17 ur – javnemu uslužbencu pripada polna dnevnica
Javnemu uslužbencu je potrebno izplačati dve polni dnevnici v vsako v znesku 25,79 €.
V primeru, da je imel zagotovljen zajtrk ob nočitvi, pa se le ta odbije, od polne dnevnice 20 %.
Za enako službeno potovanje delavec v zasebnem sektorju prejme eno polno dnevnico in eno srednjo dnevnico, medtem ko javni uslužbenec prejme dve polni dnevnici.
Če potrebujete strokovnjake za delovno pravo, nas kontaktirajte.